كيفية كتابة رسالة رسمية

 

الرّسائل الرسميّة

الرّسائل الرسميّة هي عبارة عن نصٍّ يُكتَب في المناسبات المختلفة، أو للتواصل مع جهة رسميّة معيّنة، فيمكن أن تكون الرسالة الرّسميّة خطاب شكوىً مُقدَّماً إلى جهةٍ محدّدة، أو رسالة دعوة لمناسبة ما، أو رسالة توصية، ويمكن القول إنّ أغلب رسائل الأعمال هي رسائل رسميّة، إلّا أنّه ليس بالضرورة أن تكون جميع الرّسائل الرسميّة مُتعلّقةً بالأعمال،^[١][٢] وتشترك الرّسائل الرسميّة أيّاً كان الهدف منها في معظم خصائصها إن لم تكن جميعها، حيث توجد عدّة أمور يجب تجنُّبها أثناء كتابة الرّسالة الرسميّة، مثل: استخدام الكلمات العاميّة، أو استخدام ألفاظ غير مناسبة للنصّ، أو كتابة أمور غير مهمّة تخرج عن هدف الرّسالة.^[٣]

مع تزايد استخدام البريد الإلكترونيّ غدت كتابة الرّسائل الرسميّة الورقيّة أقلّ بكثير من السابق، إلّا أنه وبشكل من الأشكال يجب على الفرد معرفة كيفيّة كتابة رسالة رسميّة وتقديمها عند الحاجة لذلك، مثلاً عند تقديم طلب التحاق ببرنامج أكاديميّ معيّن، أو وظيفة ما، أو كتابة خطاب شكوى، وببساطة يمكن القول إنّها وسيلة يُعبّر الشخص بها عن نفسه بطريقة فعّالة.^[٣]

كيفيّة كتابة رسالة رسميّة

لكتابة الرّسالة الرسميّة عدّة طرق، أمّا الطريقة التقليديّة لكتابة رسالة رسميّة، فهي:^[٤]

• كتابة عنوان المُرسِل ورقم هاتفه في الجانب العلويّ الأيمن من الصفحة في حال كتابة الرّسالة باللغة الإنجليزيّة، وفي الجانب العلويّ الأيسر إن كانت الرّسالة مكتوبةً باللغة العربيّة، وفي حال كان المُرسِل يمثّل شركةً معيّنةً فعليه أن يكتب عنوان الشركة، وإذا كان شخصاً واحداً فعليه كتابة عنوانه الشخصيّ ورقم هاتفه، أمّا عنوان الشارع فيُكتَب في السطر الثاني، ويليه في السطر الثالث اسم المدينة والرمز البريدي، ويُفضَّل وضع الشعار والعنوان الخاص بالشركة إذا كانت الرّسالة تخصّ عملاً تجاريّاً معيّناً، ويكون موضعهما في منتصف الصّفحة.
• كتابة التاريخ أسفل عنوان المُرسِل مباشرةً مع مراعاة ترك سطر فارغ بينهما، وتُعدّ كتابة التاريخ أمراً مهمّاً؛ خاصّةً إذا كانت الرّسالة من شركة معينة وتتطلّب مهمّةً محددةً بالوقت من المُرسَل إليه، كتقديم جدول زمنيّ للعمل، أو إرسال مستحقّات ماليّة أو استقبالها، والتاريخ مهمّ في حال أراد الشخص الاحتفاظ بالرّسالة لأسباب قانونيّة.
• كتابة بيانات المرسَل إليه، وتشمل اسمه أسفل التاريخ مع مراعاة ترك سطر فارغ بينهما، ويجب ذكر لقبه سواءً كان سيّداً، أو سيّدةً، مع كتابة المُسمّى الوظيفيّ له أسفل الاسم، ويليه في السطر التالي اسم الشركة، وفي السطر الذي يليه شارع المُرسَل إليه، ثمّ اسم المدينة والرمز البريديّ للمُرسَل إليه في السطر الذي يليه، مع الفصل بينهما بعلامة التّرقيم الفاصلة.
• بدء الرّسالة بالتحيّة مع مرعاة ترك سطر فارغ بين البداية، واسم المدينة، والرمز البريديّ للمُرسَل إليه، فتبدأ بجملة: (عزيزي السيّد/السيّدة)، وتوضَع بعدها فاصلة، وتُفضَّل كتابة الاسم الأول فقط للشخص المُستلِم.
• كتابة نص الرّسالة، ويجب ألّا يكون أكثر من ثلاث فقرات، فيتمّ في الفقرة الأولى افتتاح الرّسالة بذكر السبب أو الهدف من كتابتها، أمّا الفقرة الثانية فيتم فيها استخدام أمثلة؛ لتأكيد الطلب ويجب أن تكون أمثلةً من الواقع، وفي الفقرة الثالثة والأخيرة يتمّ تلخيص الغرض من الرّسالة، مع تعزيزه بذكر طرق التقدم والتطور في إنجاز المطلوب.
• إنهاء الرّسالة بكتابة تحيّة مناسبة للإنهاء، مثل: مع خالص الشكر، أو بإخلاص، وفي السطر التالي كتابة الاسم، ثمّ ترك مسافة مناسبة جانبه للتوقيع.
• وضع ملاحظة في نهاية الرّسالة تُبيِّن فيما إذا كانت هناك أمور إضافيّة مُرفَقة معها، مثل: سيرة ذاتيّة، أو عمل إضافيّ، أو جدول زمنيّ، وما إلى ذلك.
• قراءة الرّسالة كاملةً وتدقيقها؛ للتأكّد من العناوين الموضوعة والأسماء، والتأكّد من خُلوّها من الأخطاء الإملائيّة والنحويّة.

ما بعدَ كتابة الرّسالة الرّسميّة

إذا كانت الرّسالة ستُرسَل بالبريد العاديّ وليس الإلكترونيّ، فيجب شراء مُغلَّف مُخصَّص للرسائل، ثمّ طيّ الرّسالة بحيث يتناسب حجمها مع حجم المغلّف، مع مراعاة عدم فكّها وطيّها عدّة مرّات لئلّا يُترَك أثرٌ مكان الطيّ؛ حيث يبدو ذلك غير احترافيّ أبداً، ثمّ وضع الرّسالة في المغلّف، وإزالة الغطاء عن اللاصق لإغلاق المغلّف، ثمّ كتابة اسم المُرسِل في الزاوية العلويّة اليُسرى الخلفيّة من المغلّف، يليه عنوان الشارع، ثمّ اسم المدينة والرمز البريديّ يُفصَل بينهما بعلامة الترقيم الفاصلة، وفي الجزء الأيمن السفليّ الخلفيّ من المغلّف تُكتَب بيانات المُرسَل إليه، وهي: اسمه، وفي السطر الذي يليه اسم الشركة إن وُجِد، يليه عنوان شارع المُرسَل إليه، ثمّ في السطر التالي اسم المدينة والرمز البريدي بينهما فاصلة.^[٤]

نصائح لكتابة رسالة رسميّة

عند كتابة رسالة رسميّة يفضل اتّباع النصائح الآتية:^[٣]

• الإيجاز: يجب ذكر الهدف من الرّسالة بإجاز ووضوح، دون استخدام العبارات الطويلة.
• استخدام اللغة الصحيحة: يجب أن تكون اللغة المُستخدَمة لغةً رسميّةً وكلماتٍ رسميّةً، ويجب تجنّب استخدام أيّ كلمات عاميّة أو من الحياة اليوميّة، كما تجب كتابة النصّ بكل تهذيب واحترام للجهة المُرسَل إليها أيّاً كانت.
• تدقيق الرّسالة: يجب تدقيق الرّسالة لُغويّاً بعد الانتهاء منها نحويّاً وإملائياً، ويمكن الاستعانة بشخص آخر لتدقيق الرّسالة والتأكّد من خلوّها من الأخطاء.
• تنسيق الرّسالة: تجب مراعاة مختلف جوانب التنسيق، مثل: استخدام ورق ذي نوعيّة جيّدة، واستخدام مغلّف مناسب للرسالة، والتأكُّد من بينات المُرسِل والمُرسَل إليه، والتوقيع على الرّسالة.

الفرق بين الرّسائل الرسميّة والرّسائل غير الرسميّة

على الرغم من تشابه بنية كلّ من الرّسائل الرسميّة وغير الرسميّة، إلّا أّن مضمون كلٍّ منهما يختلف عن الآخر، كما تختلف اللغة المُستخدَمة أيضاً، فمثلاً لا يُسمَح في الرّسالة الرسميّة استخدام المصطلحات العاميّة، كما تختلف الكلمات في مقاصدها في كلّ نوعٍ؛ حيث تختلف أسباب الكتابة، فمثلاً تتمّ كتابة رسالة غير رسميّة في حال الدّعوة إلى حفلة زفاف أوحفلة عيد ميلاد، أو الدعوة إلى الاحتفال بمولود جديد، أو الدعوة إلى الاحتفال بمنزل جديد، أو لمراسلة صديق لم يره المُرسِل منذ فترة طويلة، أو عند الرغبة بالتواصل مع شخص ما بطريقة غير رسميّة،^[٥] أمّا الرّسائل الرسميّة فعادةً ما تكون لاتّصال شخص ما مع شركة معيّنة، كما يعتمد مضمونها على الهدف منها، والجهة المُستلِمة.